الـهـدف العام من البرنامج التدريبي :

• تزويد المشاركين بأحدث ما وصلت إليه الاتجاهات العالمية لأعمال السكرتارية في عصر هندسة المعرفة؛ وكذلك التحول من السكرتارية التقليدية إلى السكرتارية الإلكترونية في إدارة المكاتب؛ وأهم الخطوات والمتغيرات التي تحدث في الحياة العلمية والعملية في هذا المجال.
• تزويد المشاركين بالتكنولوجيا الحديثة للمكاتب والنظم الآلية للمعلومات في إدارة المكاتب ومواجهة المواقف الصعبة والحرجة التي تواجه المدراء اليوميـة وكيفية التعامل معها.
• طبيعة عمل السكرتارية في عصر هندسة المعرفة.
• مسئوليات السكرتير العالمي (تجارب عالمية وعربية ناجحة)
• تطوير أداء السكرتير العصري (الفعاليات والتحديات)
• الممارسات العالمية في المجالات المختلفة للسكرتارية الحديثة.
• المفاهيم المعاصرة للسكرتارية الحديثة في عصر هندسة المعرفة
• تنمية مهارات السكرتارية لإدارة أعماله باستخدام الحاسب الآلي.
• تنمية مهارات التركيز وتقوية الذاكرة.
• تدريب المشاركين على تقنيات الحاسوب واستخداماتها لتسهيل القيام بأعمال المكاتب وسرعة الإنجاز.
• إلمام المشارك بحفظ المعلومات وسرعة استرجاعها.
• إعداد وصياغة المراسلات الرسمية ضمن منظومة الاتصالات الإدارية.
• حفظ وتوثيق وفهرسة البيانات.
• جدولة المواعيد والمقابلات.
• بناء قواعد البيانات الخاصة بالمدير.
• إطلاع المشارك على الأسس الحديثة لإدارة مكاتب المستقبل بفاعلية.
• المهارات السلوكية والتنظيمية للسكرتير (مدير المكتب المتميز)
• توضيح أهمية الدور المحوري للسكرتارية ومدراء المكاتب المعاصرة.
• تنمية مهارات الاتصالات مع التركيز على المراسلات وتقوية الذاكرة.
• مهارات التركيز وتقوية الذاكرة للسكرتير المتميز
• تقديم شرحاً شاملاً وافياً للمشاركين عن الإعداد للمؤتمرات وإدارة عملية انعقادها.
• تقوية الذاكرة، تطوير القراءة، والثقة بالنفس، مهارات التركيز.
• التعامل مع شبكة المعلومات لخدمة المدير.

المحتوى العلمي للبرنامج التدريبي :

• السكرتارية العالمية (المهام والمسئوليات)
• نظام معلومات السكرتير.
• طبيعة عمل السكرتارية في عصر هندسة المعرفة.
• مسئوليات السكرتير العالمي (تجارب عالمية وعربية ناجحة)
• تحديد غايات وأهداف وخطط عمل المكتب كوحدة إدارية في المؤسسة.
• التوجيه المستمر والإرشاد لتطبيق الأنظمة والسياسات المختلفة التي تضعها الإدارة.
• إعداد وصياغة المراسلات الرسمية ضمن منظومة الاتصالات الإدارية.
• المهارات السلوكية والتنظيمية -التركيز وتقوية الذاكرة للسكرتير (مدير المكتب المتميز)
• تطوير أداء السكرتير العصري (الفعاليات والتحديات)
• تكنولوجيا المكتب الحديث وأثرها في تحقيق وزيادة فعالية العمل.
• تبسيط الأعمال المكتبية لإجراءات العمل وعملياته.
• المفاهيم العلمية والعملية لأعمال السكرتارية الإلكترونية.
• التحول من السكرتارية التقليدية إلى السكرتارية الإلكترونية.
• قواعد المعلومات الذكية والمداخل الحديثة للسكرتارية الإلكترونية.
• التطورات المتلاحقة للأجهزة والبرامج التطبيقية المستخدمة في السكرتارية الإلكترونية.
• إعداد المراسلات والمذكرات وعرض الأوراق الإلكترونية.
• تكنولوجيا الاتصالات والشبكات المستخدمة في أعمال السكرتارية.
• الإنترنت واستخداماته في أعمال السكرتارية.
• التعامل الجيد مع البريد الإلكتروني إرسالاً واستقبالا.
• تنظيم المحفوظات الصادرة والواردة وترتيب الملفات الإلكترونية.
• فـن الحديث والإنصات (مهارات التقديم والعرض الإلكتروني)
• تخطيط الوقت وتنظيم الاجتماعات إلكترونياً (الاستثمار عن بعد)
• مقومات التعامل الفعال مع الآخرين .. (الرؤساء والزملاء والمرؤوسين والجمهور)
• مهارات التعامل مع ضغوط العمل بإدارات السكرتارية الإلكترونية وإدارة المكاتب.
• المواقف التي تواجه مدراء المكاتب في مشاكل العمل اليوميـة وكيفية التعامل معها.
• التكنولوجيا الحديثة لنظم المعلومات لمدراء المكاتب
• نظم المعلومات المرتبطة بالحاسبات الآلية.
• نظم المكاتب الآلية والاتصالات الإلكترونية.
• الإنترنيت وتعاملاته الإلكترونية في أعمال الإدارة.
• تطبيقات وحالات وممارسات عملية
• الخطوات الضرورية للإبقاء على المهارات المكتسبة من البرنامج.
• إعداد الخطة التنفيذية اللازمة لنقل المهارات المكتسبة إلى واقع التطبيق العملي.
• تطبيقات الحاسب الآلي في حفظ وتوثيق وفهرسة البيانات.
• تحديد الاحتياجات الرئيسة التي تشتمل عليها أنشطة الإدارة المكتبية.
• العوامل المساعدة في تفعيل إدارة المكاتب مثل التدريب وغيره من الحوافز.
• مفهوم السكرتارية المعاصرة والعلاقة الوثيقة التي تربط وظيفة السكرتير بالأعمال المكتبية المختلفة.
• الصفات والمؤهلات الشخصية الأساسية اللازمة لكل نوع من أنواع السكرتارية.
• أهمية مواكبة المستجدات في المؤسسة وضرورة الاطلاع على آخر الأساليب والأجهزة الحديثة
• تطبيقات الحاسب الآلي في جدولة المواعيد والمقابلات.
• تطبيقات الحاسب الآلي في سرعة تجهيز واسترجاع العناوين.
• سرعة تجهيز المراسلات من خلال خاصية دمج المراسلات والعناوين.
• تطبيقات الحاسب الآلي في تجهيز العروض المقدمة في الاجتماعات.
• إدارة الملفات وتصنيفها باستخدام الحاسوب. إدارة البريد الصادر والوارد وإجراءاته الحاسوبية
• تطبيقات الحاسب الآلي في حساب المؤشرات والمعايير المطلوبة من السكرتير.
• تطبيقات الحاسب الآلي في البريد الإلكتروني.
• التعامل مع مواقع الشبكة الدولية للمعلومات المرتبطة بأعمال السكرتير.
• شبكة المعلومات الداخلية والاستفادة منها في خدمة السكرتير.
• إعداد الرسائل والتقارير الإدارية والمحاسبية.
• إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجها. ادارة البريد الالكتروني.
• التعرف على الأوامر اللفظية والطباعة اللفظية في برامج MS Office XP.
• المفاهيم المختلفة لعملية الاتصالات. عناصر ومراحل عملية الاتصال.
• وسائل الاتصالات المختلفة. عوامل نجاح ومعوقات عملية الاتصال.
• الأمور التي يجب أخذها بعين الاعتبار من أجل تطوير مهارات الاتصال.
• مهارات التركيز والاتصال والتعامل مع الاخرين، اساليب تقوية الذاكرة وتنظيم الوقت
• أنواع الرسائل: رسالة عادية: نموذج فاكس، رسالة الكترونية.
• مواصفات وأجزاء الرسالة الرسمية.  تحديد الأهداف والتمويل اللازم.
• تحديد وتنظيم القوى العاملة والأدوات والمعدات والمستلزمات كافة.
• مراحل انعقاد الملتقى (الإعداد، الانعقاد، وما بعده).  المتطلبات اللازمة لكل مرحلة.
• حالات وورش عملية وتطبيقية
• تقييم وختام البرنامج التدريبي