مقدمة البرنامج التدريبي

في ظل التحديات المتزايدة والمتطلبات الحديثة لسوق العمل، بات من الضروري أن يتمتع الموظفون بمهارات متقدمة في إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية، إلى جانب الإلمام بالتقنيات الحديثة في تنظيم الوثائق وإعداد التقارير. تهدف هذه الدورة التدريبية إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لتحقيق الأداء الأمثل في بيئة العمل، وتعزيز فعالية الاتصال والتعامل الإيجابي مع الرؤساء والزملاء.

ستتناول الدورة أربعة محاور رئيسية تشمل المهام والمسؤوليات، المهارات الأساسية والشخصية، التطبيقات الفعلية والعملية، والتطبيقات الإلكترونية والتكنولوجية. كما ستسلط الضوء على الأساليب التقنية الحديثة في إدارة الوثائق، وتنظيم الاجتماعات، وتطوير مهارات السكرتارية الإلكترونية.

من خلال مزيج من المحاضرات التفاعلية والتطبيقات العملية، سيكتسب المشاركون القدرة على تنظيم الوقت، إدارة الاجتماعات، والتعامل الفعال مع التحديات اليومية في العمل المكتبي. كما ستتضمن الدورة تطوير مهارات الاتصال اللفظي وغير اللفظي، وكيفية تقديم العروض الإلكترونية بشكل احترافي.

الهدف  العام للبرنامج التدريبي

تزويد المشاركين بالمعارف والمهارات الأساسية المتعلقة بأعمال السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب، وتعزيز قدراتهم في التعامل الفعّال مع الوثائق والمراسلات، وتنظيم الاجتماعات، وإدارة الوقت، واستخدام التقنيات الحديثة، مما يساهم في تحسين كفاءة الأداء الإداري وتعزيز بيئة العمل الاحترافية.

أهداف البرنامج التدريبي

• تزويد المشاركين بالمفاهيم الأساسية للسلوك الإنساني الفعال ، وتنمية مهارات الاتصال ، والنقد البناء والسلوك الجماعي الفعال في بيئة العمل ، والتعامل الفعال مع الرؤساء والزملاء بما ينعكس بشكل إيجابي على الأداء والروح المعنوية .
• اكتساب المشاركين  مهارات جديدة و صقل المهارات فعليا ًوذلك من خلال اربع  محاور رئيسية :
  • المهام والمسئوليات
  • المهارات الأساسية والشخصية
  • التطبيقات الفعلية والعملية
  • التطبيقات الإليكترونية والتكنولوجية
  • الفهم والتفسير الصحيح للسلوك الإنساني ودوافعه ، الإدراك الواقعي لرؤيتنا لأنفسنا … ورؤيتنا للآخرين .
  • إتباع أساليب فعالة لإرجاع الأثر والنقد البناء .
  • إدراك أهمية الاتصال كمهارة سلوكية في مجال العمل .
  • تنمية مهارات التحدث والإنصات وتفسير دلالات الاتصالات غير اللفظية .
  • تحديد معايير السلوك المناسبة للعمل الجماعي ، وإدراك أهمية فرق العمل والسلوكيات المميزة لعضو الفريق .
  • التعامل الفعال مع مواقف النزاع والصراع في العمل .
  • إستخدام أساليب فعالة للتعامل مع الرؤساء والزملاء .
  • التعامل الفعال مع المشكلات السلوكية في العمل .
  • تبني سلوكيات إيجابية وفعالة داخل الاجتماعات .
  • استخدام مهارة العلاقات التبادلية للتعامل الفعال مع الآخرين .

المحتوى العلمي للبرنامج التدريبي :

الأساليب التقنية في تنظيم الملفات والوثائق :

• أهمية الاتصالات المكتبية حفظ الوثائق .
• خصائص موظفي  الحفظ .
• التعامل مع الاتصالات المكتبية .
• نشأة ودورة الوثائق .
• نظم الإشراف على المحفوظات .
• التصنيف والترميز والفهرسة .
• استخدام الحاسب في الأرشفة .
• حفظ واسترجاع المراسلات والوثائق .
• فرز وترحيل وإتلاف المحفوظات .
• التقنيات والأجهزة الحديثة في مجال التداول والحفظ والاسترجاع .

إعداد التقارير والمراسلات

• مفهوم المراسلات والتقارير وأنواعها .
• أهمية التقارير للإدارة .
• القدرات والمهارات اللازمة لتنمية الكتابة والقراءة .
• خصائص وأجزاء التقرير الجيد .
• أسلوب كتابة المراسلات والتقارير .
• الأشكال التوضيحية في التقارير .
• الحاسب الآلي وإخراج المراسلات والتقارير .
• الأخطاء الشائعة في كتابة المراسلات والتقارير .

مهارات السكرتارية الحديثة

• دور المساعد الإداري في المنشأة، وسمات المساعد الإداري
• مهارات الاتصال في مكاتب السكرتارية
• إعداد جدول الأعمال ومحضر الاجتماع، وتنظيم السفريات
• تنظيم العمل المكتبي: المواعيد، الوقت، ترتيب الأعمال حسب الأولويات
• التعامل مع الآخرين، وضغوط العمل في مكاتب السكرتارية
• تبسيط إجراءات العمل المكتبي، والاستخدام الفعال للهاتف  .
• السكرتارية الإلكترونية .
• استخدام الأجهزة والبرامج والأدوات المكتبية الحديثة .

السكرتارية التنفيذية وإدارة المكاتب

• العملية الإدارية المكتبية.
• مهام ومسئوليات وسمات مدير المكتب، والمساعد الإداري والسكرتير التنفيذي .
• مهارات الاتصال .
• إدارة الوقت وتحديد الأوليات .
• تنظيم الاجتماعات و تنظيم السفريات .
• التعامل مع المكالمات الهاتفية، ومع الزائرين .
• البيئة المادية في المكتب الحديث .
• المراسلات والتقارير والمذكرات الداخلية .
• التجهيزات والتقنيات المكتبية .
• أدلة العمل والإجراءات المكتبية .

السكرتارية الإلكترونية

• الاتجاهات الحديثة في السكرتارية.
• أهمية التقنيات الحديثة في أعمال السكرتارية.
• إعداد المراسلات والتقارير بالحاسب الآلي.
• عرض المعلومات بالحاسب الآلي.
• تنظيم معلومات الأشخاص إلكترونياً.
• تنظيم الاجتماعات إلكترونياً.
• تنظيم المحفوظات والوثائق إلكترونياً.
• التنظيم الإلكتروني للمواعيد والمهام في مكاتب السكرتارية.
• الاتصالات الإلكترونية (الإنترنت، والإنترانت، والبريد الإلكتروني) .

التطورات المتلاحقة للأجهزة والبرامج التطبيقية المستخدمة في السكرتارية الإلكترونية.

• إعداد المراسلات والمذكرات وعرض الأوراق الإلكترونية .
• تكنولوجيا الاتصالات والشبكات المستخدمة في أعمال السكرتارية.
• الإنترنت واستخداماته في أعمال السكرتارية.
• التعامل الجيد مع البريد الإلكتروني إرسالاً وأستقبالاً .
• تنظيم المحفوظات الصادرة والواردة وترتيب الملفات الإلكترونية .
• فـن الحديث والإنصات ( مهارات التقديم والعرض الإلكتروني )
• تخطيط الوقت وتنظيم الاجتماعات إلكترونياً ( الاستثمار عن بعد )
• مقومات التعامل الفعال مع الآخرين .. ( الرؤساء والزملاء والمرؤوسين والجمهور )
• مهارات التعامل مع ضغوط العمل بإدارات السكرتارية الإلكترونية وإدارة المكاتب .
• المواقف التي تواجه مدراء المكاتب في مشاكل العمل اليوميـة وكيفية التعامل معها .
• التكنولوجيا الحديثة لنظم المعلومات لمدراء المكاتب :
• نظم المعلومات المرتبطة بالحاسبات الآلية .
• نظم المكاتب الآلية والإتصالات الإلكترونية .
• الإنترنيت وتعاملاتة الإلكترونية في أعمال الإدارة .
• تطبيقات وحالات وممارسات عملية
• الخطوات الضرورية للإبقاء على المهارات المكتسبة من المؤتمر
• إعداد الخطة التنفيذية اللازمة لنقل المهارات المكتسبة إلى واقع التطبيق العملى.

التطوير الذاتي للمساعدين الإداريين و الاتيكيت

• مفهوم فن الإتيكيت، وقواعده، وأهميته في مهام السكرتارية.
• العمل بدون إشراف والتطوير الذاتي .
• تنمية المفاهيم والاتجاهات الايجابية .
• مهارات استخدام الهاتف.
• بناء الشخصية الهاتفية .
• جدولة النشاطات في مكاتب السكرتارية .

عملية الاتصال : مفهومها وأهميتها وعناصرها .

• أنواع الاتصال : 
  • اللفظي: الكتابي والشفهي .
  • غير اللفظي: استخدام الرموز والحركات والإشارات (لغة الجسد(
• مهارات الاتصال :
  • التحدث والحوار .
  • الاصغاء .
  • الاقناع.
• استخدام الاتصالات غير اللفظية (لغة الجسد)
• مهارات التعامل الإنساني :
  • حالات الذات : الوالدية، والبالغة، والطفولية.
  • التفاعلات الانسانية : المتكاملة والمتقاطعة والخفية .
• أنماط الاتصال مع الجمهور :
• الصريح (الحقاني) (Assertive) .
• العدواني (الهجومي) (Aggressive) .
• الانهزامي (الاستسلامي (Non Assertive)
• تحليل مواقف في الاتصال مع الجمهور: (صريحة وعدوانية واستسلامية.)
• تحليل أنماط المشاركين في الاتصال والتعامل مع الجمهور.
• الجوانب السلوكية في الاتصال مع الجمهور: الإدراك .
• أنماط الشخصية وأثرها على التعامل مع الجمهور .
• النمط العصبي (Type A) والنمط الهادئ (Type B) .
• النمط العقلاني (المنطقي) والنمط الانفعالي (العاطفي)
• الذكاء العاطفي في التعامل مع الجمهور .
• معوّقات الاتصال والتعامل الفعّال مع الجمهور، وسبل التّغلب عليها .
• التميز في خدمة الجمهور .
• التعرف على حاجات الجمهور : استطلاع آراء المراجعين .
• معالجة شكاوى المراجعين .
• التعامل مع الأنماط الصعبة من المراجعين : كالغضبان والشرس واللحوح والمتكبّر والثرثار والمتذمر والمنغلق والعصبي والمتردّد والمتهكم وصاحب الواسطة وغيرهم .
• تحليل وتقييم أنماط المشاركين في التعامل مع المراجعين وخدمتهم .

المفاهيم الأساسيــة للاجتمـاعـات واللجان ولقاءات العمل : 

• التعريف بالاجتمـاعـات ودورهـا في زيـادة فعـاليــة الإدارة
• الأنواع المختلفة للاجتمـاعـات
• القواعد المنظمة لسير العمل والإجراءات
• الجوانب التنظيميــة والقانونيــة للاجتمـاعـات
• مهـارات التخطيط والتنظيم لأعمـال الاجتماعات و اللجان ولقاءات العمل : -
  • مبررات الدعوة لعقد اجتمـاع
  • كيفيــة وضع جداول الأعمـال
  • التجهيزات الأساسيــة لعقد الاجتمـاع
  • الجوانب الفنيــة للاجتمـاعـات
  • سكرتاريــة الاجتمـاعـات واللجان وإعداد النمـاذج والوثائق
• مهـارات القيـادة الفعـالة للاجتمـاعـات واللجان ولقاءات العمل : -
  • طرق وفنون قيـادة الاجتماعات النقاشيــة واللجان الفنيــة
• مهـارات التعـامل مع الأنمـاط المختلفة للأفراد المجتمعين ومواجهة المواقف المختلفة.
• مهـارة تحقيق المشاركة الفعـالة في اتخاذ القرارات .
• مهـارات اكتشاف نقاط الاختلاف والاتفاق لأفراد الاجتمـاع والتعرف على الأسئلة المثارة :
  • كيفيــة سحب الموضوع من المناقشة أو البت أو التأجيل أو اتخاذ قرار
• مهـارات إدارة الوقت للاجتمـاع .
• مهـارات الحديث الجيد والعرض الفعـال والإنصات .
• المخرجات الأساسيــة للاجتمـاعـات اللجان (القرارات / التوصيـات) .
• مهـارات اتخاذ القرارات وإجراءات الموافقة عليهـا .
• القرارات الناجحة وكيفيــة صيـاغتهـا .
• مواصفات ومعـايير المحضر الجيد وكيفيــة مراجعته .
• أساليب تطوير أداء أعمـال الاجتماعات واللجان .
• الوسائل الحديثة لقيـاس فاعليــة الاجتماعات واللجان .

المستهدفون من حضور الدورة التدريبية

• السكرتيرون التنفيذيون ومساعدو الإدارة.
• مدراء المكاتب والمساعدون الإداريون.
• موظفو الإدارات المعنية بالسكرتارية وإدارة المكاتب.
• الراغبون في تطوير مهاراتهم في مجال السكرتارية التنفيذية والإدارة المكتبية.
• العاملون في المؤسسات الحكومية والخاصة الذين تتطلب مهامهم التعامل مع المراسلات والاجتماعات وتنظيم الأعمال الإدارية.