مقدمة البرنامج التدريبي:
يلعب مديرو مكاتب الشخصيات الهامة دورًا حيويًا في دعم الأفراد رفيعي المستوى من خلال إدارة الجداول الزمنية المعقدة، التواصل، والمهام الحساسة. يهدف هذا البرنامج إلى تعزيز المهارات الأساسية اللازمة للتفوق في هذا الدور المهم، وضمان إدارة المكتب بكفاءة، واتخاذ القرارات بشكل استباقي، والتنسيق الفعّال.
الهدف العام للبرنامج التدريبي:
تزويد مديري المكاتب التنفيذية بالمهارات والاستراتيجيات المتقدمة لإدارة عمليات المكتب، دعم القيادة، التعامل مع المواقف الحساسة، وضمان سير العمل بكفاءة.
الأهداف التفصيلية للبرنامج التدريبي:
- تعزيز مهارات إدارة الوقت وجدولة الأعمال اليومية.
- تحسين مهارات التواصل مع الشخصيات الهامة والفريق.
- تطوير قدرات اتخاذ القرار في البيئات الحساسة.
- اكتساب المهارات التنظيمية والتنسيقية المتقدمة.
- التعامل مع المراسلات الرسمية والملفات بسرية وكفاءة.
المحتوى العلمي للبرنامج التدريبي :
إدارة الوقت والمهام اليومية
- وضع خطط يومية وأسبوعية فعالة.
- التعامل مع المهام المتعددة بشكل متوازن.
- تنظيم الأولويات وتنفيذ المهام في الوقت المحدد.
مهارات التواصل الفعّال
- التواصل مع الشخصيات الهامة والفرق المساندة.
- كتابة المراسلات الرسمية والتقارير.
- بناء علاقات مهنية داخل وخارج المؤسسة.
إدارة الاجتماعات والفعاليات
- تنظيم الاجتماعات والمؤتمرات.
- تنسيق الجداول الزمنية وترتيبات السفر.
- إعداد أجندات الاجتماعات ومحاضرها.
إدارة الملفات والمعلومات الحساسة
- التعامل مع الوثائق السرية.
- تنظيم الملفات الإلكترونية والورقية.
- استخدام التكنولوجيا في إدارة المعلومات.
حل المشكلات واتخاذ القرارات
- تطوير التفكير النقدي لحل المشكلات.
- اتخاذ قرارات مستنيرة في البيئات الحساسة.
- استراتيجيات التعامل مع الأزمات.