مقدمة البرنامج التدريبي :
في عصر الاتصالات الحديثة وسرعة التطور التكنولوجي، أصبحت المذكرات والمراسلات الإدارية لبنية أساسية للتواصل في البيئة العملية. تعتبر هذه الوثائق الرسمية لغة العمل والتفاعل بين الجهات المختلفة داخل المنظمات والمؤسسات. تأتي أهمية تدريب الكوادر الإدارية وتزويدهم بالمهارات اللازمة في صياغة وإعداد هذه الوثائق بجودة وفعالية عالية لتحقيق الأهداف المؤسسية.
الهدف العام للبرنامج التدريبي:
هدفنا العام من هذا البرنامج التدريبي هو تمكين المشاركين من اكتساب مجموعة شاملة من المعارف والمهارات المتعلقة بمجال المذكرات والمراسلات الإدارية. نسعى لتمكينهم من فهم أهمية هذه الوثائق والتقارير في سير العمل اليومي وأثرها على العمل الإداري بشكل عام. كما نهدف إلى تزويدهم بالمعلومات المتخصصة والمهارات اللازمة لصياغة وإعداد هذه الوثائق بأسلوب متقن وفعّال، مما يعزز من تأثيرها وجودتها في التواصل مع الجهات الأخرى سواء داخل المؤسسة أو خارجها.
أهداف البرنامج التدريبي
- تزويد المشــاركيــن بمجموعة من المعارف والمهارات المتعلقة بمجال المذكرات والمراسلات الادارية
- تزويد المشاركين بالمعلومات المتخصصة حول التقارير والمراسلات الحكومية من حيث أهميتها وموقعها في العملية الإدارية والأسس العلمية التي تبنى عليها.
- إكساب المشــاركيــن مجموعة من المعارف الخاصة بالاتصالات وكيف يعكس الاتصال المكتـوب التـأثيـر والفعـاليـة المطلـوبـة مع الجهات الأخرى.
- تنميـة مهـارات المشــاركيــن على صياغـة الرسـائل والمراسلات والابتكار في إعدادهـا.
- إكساب المشــاركيــن مجموعة من المعارف الخاصة بأهمية الإعداد الجيد والتسلسل المنطقـي للرسـائـل والمراسلات.
- إكساب المشاركين المهارات اللازمة حول كيفية كتابة التقارير والمراسلات الخارجية والداخلية الحكومية وفقاً للمواصفات العلمية.
المحاور العلمية للبرنامج التدريبي
- مفهوم وأهمية الاتصالات الإداريـة المتكاملة .
- مفهوم وأهمية المراسلات الرسمية في عصر الاتصالات
- المـراسـلات الرسميـة ( مفهـومهـا ، أنـواعهـا ، الشكـل السليـم لإعـدادهـا ) في العمل.
- أهمية الاتصالات الإدارية على العمل الوظيفي.
- موقع التقارير والمراسلات الإدارية في العملية الإدارية
- قواعد العمليات الإدارية في المنظمات .
- أنواع ودرجات وأهمية المراسلات الإداريـة في المنظمات .
- أنواع التقارير وكيفية إعدادها بما في ذلك تقارير الاجتماعات والتقارير الدورية
- مراحـل إعـداد وصيـاغـة المراسلات الشاملة والمتكاملة.
- أسلوب الكتابة الإدارية
- قواعد اللغة كأساس للصياغات اللفظية والتراكيب اللغوية
- مراجعة الكتابة الإدارية "البيانات والمعلومات".
- مهـارات الصيـاغـة اللغـويـة في إعـداد وكتـابـة المراسلات الإداري.
- النواحي الفنية اللازمة لكتابة المراسلات بطريقة فعالة.
- المحاذير الواجب مراعاتها في إعداد وصياغة المراسلات الرسمية
- دورة المراسلات الواردة والصادرة ومتابعتها
- خطوات ومراحل إعداد وصياغة المراسلات الرسمية.
- مهارات الرد على الأنواع المختلفة للمراسلات الإدارية
- الأشكـال الإيضـاحيـة في المراسلات.
- عـرض وتلخيـص التقـاريـر (الأسـاليب والـوسـائـل الحـديثـة )
- مواصفات إعداد الرسالة الجيدة والمذكرات المبنية على الأسس العملية
- البروتوكول والعلاقات في العمل الإداري.
- أصول التعامل مع الشخصيات المهمة والمستويات الرفيعة في المراسلات والتقارير الإدارية والفنية
- كيف تطبق الاتيكيت في إعداد وصياغة المراسلات الرسمية.
- كيف تلتزم بالأصول والقواعد العلمية والعملية في إعداد وصياغة المراسلات الرسمية.
- كيف تتابع المراسلات الرسمية لضمان تحقيق الهدف منها.
- مهارات إدارة الاجتماعات والندوات واستعراض التقارير ومحاضر الاجتماعات والتلخيصات.
- المهـارات الحديثـة في الإعـداد والإلقـاء والتقـديم الفعال
- الجوانب السلوكية في التعامل مع المراسلات والتقارير باعتبارها الممثل الصادق عن أنشطة وإنجازات المؤسسة
- نظام حفظ المراسلات والتقارير واسترجاعها بما في ذلك نظام التصوير المستند للحاسوب للوثائق
- حالات وورش عملية
- تقييم وختام البرنامج