مقدمة البرنامج التدريبي
تُعد صياغة المواصفات الفنية وإعداد كراسة الشروط من العناصر الجوهرية لنجاح عمليات الشراء والتوريد، إذ تُمكّن المؤسسات من الحصول على المنتجات والخدمات التي تلبي احتياجاتها الفعلية بجودة مناسبة وتكلفة فعالة. تؤثر المواصفات الفنية وكراسة الشروط بشكل مباشر على دقة العطاءات، وعدالة المنافسة، وجودة التعاقد، وبالتالي فإن إعدادها يتطلب دقة، ووضوح، وفهم فني وقانوني متكامل. يهدف هذا البرنامج التدريبي إلى تزويد المشاركين بالمعرفة والمهارات اللازمة لإعداد المواصفات الفنية وكراسات الشروط باحترافية وفقًا لأفضل الممارسات والمعايير الدولية.
أهداف البرنامج التدريبي
-
فهم أهمية ودور المواصفات الفنية وكراسة الشروط في دورة الشراء.
-
التمييز بين الأنواع المختلفة من المواصفات وكيفية استخدامها.
-
اكتساب مهارات إعداد المواصفات الفنية الدقيقة والواضحة.
-
التعرف على مكونات كراسة الشروط وصياغتها بما يضمن العدالة والشفافية.
-
تجنب الأخطاء الشائعة التي تؤثر على جودة العطاءات والتوريد.
-
تعزيز قدرة المشاركين على التنسيق بين الإدارات الفنية والشرائية والقانونية.
المحتوى العلمي للبرنامج التدريبي
مقدمة في المواصفات الفنية وكراسة الشروط
-
تعريف المواصفات الفنية وأهميتها في عمليات الشراء.
-
الفرق بين المواصفات الفنية والمواصفات التجارية والإدارية.
-
كراسة الشروط: مفهومها، أهدافها، ومكانتها في وثائق العطاء.
أنواع وأساليب إعداد المواصفات الفنية
-
المواصفات النوعية (الوظيفية، الأدائية، القياسية).
-
المواصفات الكمية والتقنية والمواصفات التعاقدية.
-
استخدام المراجع الفنية والمعايير الدولية (ISO، DIN، BS...).
-
قواعد الصياغة الفنية الدقيقة والحيادية لتفادي التفسير المزدوج.
الخطوات العملية لإعداد كراسة الشروط
-
جمع وتحليل الاحتياجات الفنية من الإدارات المستفيدة.
-
تحديد نطاق العمل (Scope of Work) والشروط المرجعية (TOR).
-
صياغة بنود كراسة الشروط: الشروط العامة، الخاصة، الفنية، الزمنية.
-
إدراج جداول الكميات، الرسومات الفنية، نماذج التقديم.
-
توضيح متطلبات التأهيل الفني والمالي للموردين.
الاعتبارات القانونية والإجرائية
-
التوافق مع القوانين واللوائح المنظمة للمشتريات والعقود.
-
ضمان الشفافية وتكافؤ الفرص من خلال كراسة شروط واضحة.
-
تجنب البنود التي قد تؤدي إلى التفسير الخاطئ أو التظلمات.
-
التنسيق مع الإدارة القانونية لمراجعة البنود التعاقدية.
أخطاء شائعة يجب تجنبها
-
الصياغة الغامضة أو غير الدقيقة للمواصفات.
-
التركيز على منتج معين دون ذكر بدائل مقبولة.
-
عدم وضوح آليات التقييم الفني أو معايير المفاضلة.
-
تجاهل الجوانب البيئية أو السلامة أو متطلبات الجودة.
التكامل بين المواصفات الفنية والتقييم الفني
-
كيفية إعداد مواصفات قابلة للقياس والتقييم.
-
إعداد نماذج تقييم فني موضوعية ومعتمدة.
-
العلاقة بين المواصفات ونتائج تحليل العطاءات.
أفضل الممارسات الدولية في إعداد المواصفات وكراسات الشروط
-
نماذج معتمدة من منظمات دولية وهيئات حكومية.
-
توجيهات المؤسسات الكبرى (مثل البنك الدولي، الاتحاد الأوروبي).
-
إدراج متطلبات الاستدامة والشراء الأخضر.
دراسات حالة وتطبيقات عملية
-
تحليل كراسة شروط حقيقية وتحديد نقاط القوة والقصور.
-
ورشة عمل لإعداد مواصفات فنية وكراسة شروط لعملية شراء محددة.
-
تمارين جماعية لمراجعة وتدقيق مواصفات فنية.
الختام وتقييم الفائدة التطبيقية للمشاركين
-
مراجعة شاملة للخطوات والمبادئ المتعلقة بإعداد المواصفات وكراسات الشروط.
-
تقييم المشاركين من خلال سيناريوهات عملية ومحاكاة واقعية.
-
تقديم توصيات تطبيقية قابلة للتنفيذ في بيئة العمل المؤسسي.