الـهـدف العام للبرنامج التدريبي :

• تزويد المشاركين بأحدث ما وصلت إليه الاتجاهات العالمية لأعمال مدراء المكاتب في عصر هندسة المعرفة ؛ وكذلك التحول من الإدرة التقليدية إلي الإدارة الإلكترونية في إدارة المكاتب ؛ وأهم الخطوات والمتغيرات التي تحدث في الحياة العلمية والعملية في هذا المجال.
• تزويد المشاركين بالتكنولوجيا الحديثة للمكاتب والنظم الآلية للمعلومات في إدارة المكاتب ومواجهة المواقف الصعبة والحرجة التي تواجه المدراء اليوميـة وكيفية التعامل معها .
• تزويد المشاركين بأحدث الوسائل والأساليب التكنولوجية المستخدمة في إدارة المكاتب وتنمية قدراتهم الفنية والإدارية على إستخدامها .
• التعريف بالمفهوم الحديث للعمل المكتبي والإدارة المكتبية مع التركيز على توضيح الواجبات والمسئوليات والمهام الأساسيه لمديري المكاتب والوسائل الكفيلة للتميز في الأداء .
• التعرف بالمهارات والقدرات الإدارية والسلوكية بالأسلوب الذي يرفع من فعالية الأداء للأعمال المكتبية .
• طبيعة عمل مدير المكتب في عصر هندسة المعرفة.
• مسئوليات مدير المكتب (تجارب عالمية و عربية ناجحة)
• تطوير أداء مدير المكتب (الفعاليات و التحديات )
• الممارسات العالمية  في المجالات المختلفة لمدراء المكاتب
• المفاهيم المعاصرة لمدراء المكاتب  في عصر هندسة المعرفة
• تنمية مهارات مدراء المكاتب لإدارة أعمالهم باستخدام الحاسب الآلي .
• تنمية مهارات التركيز وتقوية الذاكرة.
• تدريب المشاركين على تقنيات الحاسوب واستخداماتها لتسهيل القيام بأعمال المكاتب وسرعة الإنجاز.
• إلمام المشارك بحفظ المعلومات وسرعة استرجاعها.
• إعداد و صياغة المراسلات الرسمية ضمن منظومة الاتصالات الإدارية.
• حفظ وتوثيق وفهرسة البيانات.
• جدولة المواعيد والمقابلات.
• بناء قواعد البيانات الخاصة بالمدير.
• إطلاع المشارك على الأسس الحديثة لإدارة مكاتب المستقبل بفاعلية.
• المهارات السلوكية و التنظيمية للسكرتير (مدير المكتب المتميز)
• توضيح أهمية الدور المحوري لمدراء المكاتب المعاصرة.
• تنمية مهارات الاتصالات مع التركيز على المراسلات وتقوية الذاكرة.
• مهارات التركيز وتقوية الذاكرة للسكرتير المتميز
• تقديم شرحاً شاملاً وافياً للمشاركين عن الإعداد للمؤتمرات وإدارة عملية انعقادها.
• تقوية الذاكرة ، تطوير القراءة , و الثقة بالنفس , مهارات التركيز .
• التعامل مع شبكة المعلومات لخدمة المدير.
• البروتوكولات والتشريفات والتعامل مع الشخصيات المهمة 

المحتوى العلمي للبرنامج التدريبي :

• طبيعة عمل مدراء المكاتب في عصر هندسة المعرفة.
• المفاهيم الحديثة لإدارة الأعمال المكتبية .
• العمل المكتبي وأهميته في زيادة الفعالية الإدارية .
• الوظائف الرئيسيه لمديري المكاتب ومشكلات  العمل المكتبي .
• دور التخطيط والتنظيم في نجاح العمل لمكتبي .
• المهارات الإدارية لمديري المكاتب ووسائل تنميتها  .
• تنظيم وإدارة المعلومات ( العمل اليومي لمدير المكتب ) .
• أساسيات الكتابة الإدارية الناجحة والصياغة الجيدة .
• إعداد وتنظيم المقابلات واللقاءات .
• إعداد وتنظيم الإجتماعات واللجان .
•  إعداد وكتابة المحاضر والتقارير .
• إدارة الوقت وتنظيم وقت المدير .
• المهارات السلوكية اللازمة لتحقيق فعالية أداء مديري المكاتب .
• وسائل تحقيق الإتصال الفعال مع الآخرين .
• المفاهيم المختلفة لعملية الاتصالات. عناصر ومراحل عملية الاتصال.
• وسائل الاتصالات المختلفة.عوامل نجاح ومعوقات عملية الاتصال.
• الأمور التي يجب أخذها بعين الاعتبار من أجل تطوير مهارات الاتصال.
• مهارات التركيز والاتصال والتعامل مع الاخرين ,   اساليب تقوية الذاكرة وتنظيم الوقت
• أنواع الرسائل: رسالة عادية: نموذج فاكس، رسالة الكترونية.
• مواصفات وأجزاء الرسالة الرسمية .  تحديد الأهداف والتمويل اللازم.
• العلاقات التبادلية وتنمية مهارات التعامل مع  الآخرين .
• مهارات التحدث والإنصات والإستماع .
• مهارات القراءة والتفكير الجيد .
• مهارات السرعة والإستيعاب في العمل .
• كيفية مواجهة الضغوط والسيطرة على القلق
• مهارات التعامل مع ضغوط العمل بإدارات السكرتارية الإلكترونية وإدارة المكاتب .
• المهارات المهنية لمديري المكاتب من أجل التميز في الأداء
• نظام المعلومات الإدارية ودور مدير المكتب .
• كيفية توفير المعلومات اللازمة لإتخاذ  القرارات ومتابعتها .
• مهارات تبسيط وتحسين الإجراءات وتطوير نظم العمل .
• تحديد غايات وأهداف وخطط عمل المكتب كوحدة إدارية في المؤسسة.
• التوجيه المستمر والإرشاد لتطبيق الأنظمة والسياسات المختلفة التي تضعها الإدارة.
• إعداد و صياغة المراسلات الرسمية ضمن منظومة الاتصالات الإدارية.
• تكنولوجيا المكتب الحديث وأثرها في تحقيق وزيادة فعالية العمل .
• تبسيط الأعمال المكتبية لإجراءات العمل وعملياته .
• إعداد المراسلات والمذكرات وعرض الأوراق الإلكترونية .
• تكنولوجيا الاتصالات والشبكات المستخدمة .
• التعامل الجيد مع البريد الإلكتروني إرسالاً وأستقبالاً
• تنظيم المحفوظات الصادرة والواردة وترتيب الملفات الإلكترونية .
• فـن الحديث والإنصات ( مهارات التقديم والعرض الإلكتروني )
• تخطيط الوقت وتنظيم الاجتماعات إلكترونياً ( الاستثمار عن بعد )
• مقومات التعامل الفعال مع الآخرين .. ( الرؤساء والزملاء والمرؤوسين والجمهور )
• المواقف التي تواجه مدراء المكاتب في مشاكل العمل اليوميـة وكيفية التعامل معها .
• التكنولوجيا الحديثة لنظم المعلومات لمدراء المكاتب
• نظم المعلومات المرتبطة بالحاسبات الآلية .
• نظم المكاتب الآلية والإتصالات الإلكترونية .
• الانترنت واستخداماته
• الإنترنيت وتعاملاتة الإلكترونية في أعمال الإدارة .
• تطبيقات الحاسب الآلي في حفظ وتوثيق وفهرسة البيانات.
• تطبيقات الحاسب الآلي في جدولة المواعيد والمقابلات.
• تطبيقات الحاسب الآلي في سرعة تجهيز واسترجاع العناوين.
• سرعة تجهيز المراسلات من خلال خاصية دمج المراسلات والعناوين.
• تطبيقات الحاسب الآلي في تجهيز العروض المقدمة في الاجتماعات .
• إدارة الملفات وتصنيفها باستخدام الحاسوب. إدارة البريد الصادر والوارد وإجراءاته الحاسوبية
• تطبيقات الحاسب الآلي في حساب المؤشرات والمعايير المطلوبة من السكرتير.
• تطبيقات الحاسب الآلي في البريد الإلكتروني.
• إدارة الاتصالات الحديثة وأهم برامجها. ادارة البريد الالكتروني.
• التعرف على الأوامر اللفظية والطباعة اللفظية في برامج MS Office XP .
• التعامل مع مواقع الشبكة الدولية للمعلومات المرتبطة بأعمال السكرتير.
• شبكة المعلومات الداخلية والاستفادة منها في خدمة السكرتير.
• التطورات المتلاحقة للأجهزة والبرامج التطبيقية المستخدمة .
• تحديد الاحتياجات الرئيسة التي تشتمل عليها أنشطة الإدارة المكتبية.
• العوامل المساعدة في تفعيل إدارة المكاتب مثل التدريب وغيره من الحوافز.
• مفهوم السكرتارية المعاصرة والعلاقة الوثيقة التي تربط وظيفة السكرتير بالأعمال المكتبية المختلفة.
• الصفات والمؤهلات الشخصية الأساسية اللازمة لكل نوع من أنواع السكرتارية.
• أهمية مواكبة المستجدات في المؤسسة وضرورة الاطلاع على آخر الأساليب والأجهزة الحديثة
• إعداد الرسائل والتقارير الإدارية والمحاسبية.
• تحديد وتنظيم القوى العاملة والأدوات والمعدات والمستلزمات كافة.
• تعريف البروتوكول والإتيكيت ومبادئ البروتوكول والإتيكيت .
• أداب المصافحة والتحية والتقديم والحديث في المقابلات الرسمية .
• مهارات الإتصال الفعال اللازم في مكاتب الإدارات العليا للعمل في المراسم.
• أسس إعداد الموائد والمأدب بأنواعها وترتيب الجلوس وأداب تناول الطعام .
• أسلوب الإستقبال والتوديع وركوب كبار الشخصيات السيارات وتوجيه الدعوات .
• الأخطاء الشائعة في عمل إدارة المكاتب العليا والعلاقات العامة بالمنشأة .
• مهارات التعامل مع كبار الشخصيات .
• فن مرافقة ومحادثة الضيوف ورواد المكاتب العليا .
• معرفة أهم الأخطاء الشائعة في إعداد برامج الزيارات لكبار الشخصيات .
• الدور الاستشاري لمدير إدارة المكاتب العليا في العلاقات العامة بالمنشأة .
• أساليب ومهارات التعرف على مفاتيح الشخصية .
• أساليب المناقشة ومهارات الحديث مع كبار الشخصيات .
• المواعيد ومبادئ المقابلات الرسمية لكبار الشخصيات في المكاتب الإدارة العليا .
• التعامل مع كبار الشخصيات وكيفية مناقشتها والأسلوب الأمثل للمحادثة .
• استراتيجيات التعامل مع كبار الشخصيات وأهم الأخطاء الشائعة فيها .
• حالات وورش عملية وتطبيقية
• تقييم وختام البرنامج التدريبي