مقدمة البرنامج التدريبي:
ستساعدك هذه الدورة على معرفة كيفية التخطيط والتنظيم بكفاءة، وتطوير مهارات الاتصال بثقة والمساهمة بشكل استباقي في تحقيق أهداف المنظمة بنجاح مع سرعة تعلم المهارات والمعارف الأساسية التي تمكنك من زيادة مساهماتك في مكان العمل إلى أقصى حد. تهدف هذه الدورة الى تطوير منظور المؤسسات للعمل المكتبي لما له من أهمية في سير الأعمال اليومية. ستقوم هذه الدورة بتنمية كفاءات المشاركين الإدارية، وتتضمن مهارات الاتصال والتواصل، ومهارات ادارة الوقت وكيفية التعامل مع الضغوط.
أهداف البرنامج التدريبي:
- ترتيب أولوية المسؤوليات اليومية لتحقيق الطاقة الإنتاجية القصوى
- فهم طبيعتهم وطبيعة الآخرين حتى يتسنى لهم التفاعل بشكلٍ أكثر إيجابية
- استخدام الأساليب التي تساعدهم في التفكير بشكلٍ إبداعي في حل المشكلات
- تنظيم ممارسات العمل وبيئته بشكلٍ انسيابي
- التواصل بشكلٍ فعال وحازم على جميع المستويات
- تعلم كيفية إدارة الأفكار والمشاعر و زيادة الثقة بالنفس
المحتوى العلمي للبرنامج التدريبي:
القراءة السريعة وتطوير قدرات العقل والذاكرة
- الطبيعة الحديثة لوظيفة السكرتارية وادارة المكاتب
- كيف يعمل العقل
- القراءة السريعة (المفهوم والأهمية)
- حلل أسلوبك في القراءة
- استراتيجيات القراءة السريعة
- معوقات القراءة السريعة وأساليب التعامل معها
- استخدام الخرائط الذهنية في تحسين قدرات العقل
مهارات التواصل والتعامل الفعال مع الزائرين والمديرين والمرؤوسين والزملاء
- أهمية مهارات التواصل لطبيعة عمل السكرتارية وادارة المكاتب
- مهارات الانصات الفعال
- فن فهم واستخدام لغة الجسد في التواصل
- مهارات التحدث أمام الجمهور
- التعامل مع الخوف أثناء الحديث والعرض أمام الجمهور
- استخدام الأساليب الحديثة في الإقناع
- فهم الشخصيات وأساليب التأثير
إدارة الوقت والاجتماعات
- عنصر الوقت في وظيفة السكرتارية وادارة المكاتب
- فن تحديد الأهداف وإدارة الأولويات
- استخدام قوة التفويض الفعال لإدارة الوقت
- التعامل الفعال مع مضيعات الوقت
- مهارات التخطيط للاجتماعات
- فن التعامل مع الأنماط المختلفة في الاجتماعات
- ادارة وقت الاجتماعات
إدارة الضغوط في وظيفة السكرتارية وإدارة المكاتب
- مصادر الضغوط
- التعامل الفعال مع الصراعات من أجل إدارة الضغوط
- تنظيم مكان العمل
- أساليب المحاسبة الذهنية ودورها في إدارة الضغوط
- ملكات ضبط النفس وإدارة الغضب
- متى وكيف تقول "لا" في العمل
- الوصايا الأساسية في التعامل مع الضغوط
مفهوم إدارة المكاتب والسكرتارية التنفيذية
- تعريف الأمين والسكرتيرِ
- واجبات ومهام مدير المكتب والسكرتيرِ
- علوم الإدارة والاقتصاد وأهميتها في العمل المكتبي
- دور مدير المكتب والسكرتير في معاونة رئيسه
- تخطيط العمل اليومي
- الإعداد للسفرِ في الداخل والخارج
- أهمية الاتصال ودور السكرتيرِ في تسهيلِه وتنظيمِه
مقابلات الرئيسِ أو المدير
- العناية باستقبال الضيوف
- زائر بغير ميعاد سابق
- زائر صديق أو قريب للمدير
- زائر غير مرغوب فيه
- زائر من العاملين
- الصحفيون
- إنهاء الزيارات التي طالت عمّا هو محدد لها
الاجتماعات وأهمية دور السكرتارية
- إدارة الاجتماعات
- مزايا وعيوب الاجتماعات
- دور السكرتارية في تنظيمِ الاجتماعات
- مواصفات غرفة أو قاعة الاجتماعات
- مواصفات دعوات الاجتماع
- واجبات السكرتيرِ أثناء وبعد الاجتماع
- التقنية الحديثة والمناظرات السمعية والبصرية
مهارات التخطيط والتنظيم
- وضع الأولويات وإدارة الوقت
- مهارات الاتصال الفعال
- التعامل مع الضغوط السلوكية والجسمانية
- بناء فريق العمل
- قواعد وأسس التصنيف والفهرسة
- الأدوات المكتبية في مكتب السكرتارية
- النظافة والأمن والسلامة في مكتب السكرتارية
كتابة الرسائل والتقارير ومهارات العرض
- مهارات الكتابة وإعداد وصياغة الرسائلِ والتقاريرِ
- التصميم واختيار الشكل المناسب للتقريرِ
- مهارات استخدام الهاتف
- مهارات استخدام البريد الإلكتروني
- مهارات العرض والإلقاء