مقدمة البرنامج التدريبي
في ظل التطور المتسارع في بيئات الأعمال، أصبحت مكاتب الإدارة التنفيذية ومكاتب القيادات العليا محورًا أساسيًا في فعالية المؤسسات. ويعد الانتقال من إدارة المكاتب التقليدية إلى إدارة مكاتب متقدمة قادرة على الارتباط المباشر بالخطط الإدارية والمالية ضرورة لضمان تحقيق الأهداف المؤسسية، ورفع كفاءة اتخاذ القرار، وتحسين جودة العمليات والخدمات المقدمة.
الهدف العام للبرنامج التدريبي
تنمية مهارات المشاركين في تطبيق أفضل الممارسات الحديثة في إدارة المكاتب المتقدمة وربط أعمال المكتب بالخطط الإدارية والمالية للمؤسسة، بما يعزز الأداء المؤسسي، ويرفع كفاءة التنسيق والاتصال واتخاذ القرار.
الأهداف التفصيلية للبرنامج التدريبي
- فهم دور المكتب المتقدم في دعم الإدارة العليا وتحقيق الأهداف الاستراتيجية.
- تطبيق الأساليب الحديثة في التخطيط والمتابعة وتنسيق الأعمال.
- ربط أعمال المكتب بالخطط الإدارية والمالية للمؤسسة.
- تطوير مهارات إعداد التقارير الاحترافية ولوحات المتابعة.
- استخدام أدوات التحليل الإداري والمالي في دعم القرارات.
- تحسين إدارة الوقت والاجتماعات والمراسلات بكفاءة عالية.
- بناء نموذج مكتب احترافي متكامل يخدم الإدارة العليا بكفاءة.
المحتوى العلمي للبرنامج التدريبي
الوحدة الأولى: الإدارة المتقدمة للمكاتب
- مفهوم المكتب المتقدم ودوره المؤسسي.
- مهام ومسؤوليات مكاتب القيادات العليا.
- معايير التميز في إدارة المكاتب.
- هيكلة المكاتب ونماذج العمل الحديثة.
- أدوات التخطيط والمتابعة اليومية.
- مهارات التنسيق والاتصال الفعّال.
الوحدة الثانية: الارتباط بالخطط الإدارية
- مفهوم التخطيط الإداري ودور المكتب في دعمه.
- المتابعة التنفيذية وربط المهام بالأهداف المؤسسية.
- وثائق التخطيط: المبادرات – المشاريع – مؤشرات الأداء.
- آليات إعداد التقارير الدورية للإدارة العليا.
- إدارة الاجتماعات وربط محاضر الاجتماعات بخطط العمل.
- أدوات إدارة الأولويات واتخاذ القرار.
الوحدة الثالثة: الارتباط بالخطط المالية
- أساسيات التخطيط المالي في المؤسسات.
- دور مكتب الإدارة في دعم الميزانيات.
- متابعة الصرف وإعداد التقارير المالية المختصرة.
- ربط الأعمال اليومية بالقيود المالية.
- أدوات التنبؤ المالي ودعم القرار.
- مؤشرات الأداء المالية المرتبطة بالمكتب
الوحدة الرابعة: التحول الرقمي للمكاتب المتقدمة
- التحول الرقمي ودوره في تطوير المكاتب.
- الأنظمة الإلكترونية لإدارة المراسلات والمهام.
- أدوات أتمتة التقارير ولوحات المتابعة.
- التطبيقات الإلكترونية لإدارة الوقت والاجتماعات.
- أمن المعلومات وسرية البيانات.
- التكنولوجيا المساندة للإدارة العليا.
الوحدة الخامسة: المهارات القيادية لموظفي المكاتب المتقدمة
- مهارات العرض والتواصل مع القيادات.
- بناء الثقة والاحترافية في بيئة العمل.
- التعامل مع ضغوط العمل وسرعة الإنجاز.
- مهارات كتابة وصياغة المراسلات التنفيذية.
- إدارة النزاعات والتفاوض.
- بناء خطة تطوير مهني لموظف المكتب التنفيذي.
الفئة المستهدفة
- مديري مكاتب القيادات العليا.
- سكرتارية الإدارة التنفيذية.
- موظفي المكاتب الإدارية المتقدمة.
- مسؤولي المتابعة والتخطيط.
- موظفي الاتصالات الإدارية.
- العاملين في المجالات الإدارية الداعمة.
- كل من يرغب في تطوير مهاراته في إدارة المكاتب وربطها بالخطط المؤسسية.