مقدمة البرنامج التدريبي:
تتجه العديد من الشركات والمؤسسات نحو الرقمنة كواحدة من أهم الاتجاهات الإدارية في الوقت الحالي. يُفهم الرقمنة بتحويل البيانات والوثائق المكتوبة إلى النظام الرقمي. نتيجة لتحسين كفاءة العمل ورفع مستوى الخدمات للجمهور، وتوسيع نطاق الخدمات، والتخلص من الروتين القاتل، أصبحت مشروعات الرقمنة ضرورية بشكل متزايد في القطاعين الحكومي والخاص. لهذا الغرض، تم تصميم هذه الدورة التدريبية لمساعدة القادة في مشاريع الرقمنة في شركاتهم أو مؤسساتهم الحكومية على وضع خطة عمل لمشروعات تحويل الوثائق من أشكالها التقليدية إلى الشكل الإلكتروني. تتضمن الدورة شرحاً وافياً للمفاهيم والمصطلحات الأساسية المستخدمة في عملية التحول، بالإضافة إلى الإجراءات الضرورية لضمان نجاح المشروع وتحقيق أهدافه. كما تتناول الدورة أنواع الماسحات الضوئية المختلفة والأجهزة المستخدمة في عمليات التحول الرقمي، والمعايير التي يتم بناءً عليها تحديد أشكال الوثائق في الشكل الإلكتروني.
أهداف البرنامج التدريبي:
- الإلمام بالمفاهيم والمصطلحات الأساسية المستخدمة فى عمليات التحول الرقمى.
- القدرة على إدارة مشروعات التحول الرقمي للوثائق.
- القدرة على تنظيم وحفظ الوثائق في شكلها الإلكتروني لتحقيق سرعة استرجاعها.
- القدرة على تحديد المتطلبات الفنية ولتقنية اللازمة لنجاح عملية التحول.
المحتوى العلمي للبرنامج التدريبي:
المفاهيم الأساسية لعملية الرقمنة
- التحويل من الأشكال التقليدية إلى الشكل الرقمي.
- استخدام التكنولوجيا الرقمية في معالجة البيانات والوثائق.
أهمية الرقمنة للوثائق
- الحفاظ على البيانات بشكل آمن ومنظم.
- تسهيل الوصول إلى المعلومات ومشاركتها بسهولة.
- الحد من استخدام الورق وتكاليف الطباعة.
المميزات التي تحققها عملية الرقمنة للشركات والمؤسسات
- زيادة الكفاءة والإنتاجية.
- تقليل التكاليف وتوفير المساحة.
- تحسين جودة البيانات والتقارير.
دور الرقمنة في تحسين اجراءات العمل
- التسريع في عمليات المعالجة والتنفيذ.
- تبسيط العمليات وتقليل الأخطاء.
دور الرقمنة في تحسين الخدمات المقدمة للجمهور
- تحسين تجربة العملاء من خلال توفير الوصول السريع للمعلومات.
- تقديم خدمات عبر الإنترنت بشكل فعال.
دور الرقمنة في اتاحة البيانات على مدار الساعة لشريحة أكبر من المستخدمين
- توفير الوصول إلى المعلومات عبر الإنترنت في أي وقت ومن أي مكان.
- تحقيق الشفافية والشمولية في المعلومات.
دور الرقمنة في ترشيد الموارد
- تقليل استهلاك الورق والموارد الطبيعية.
- تحسين إدارة الموارد المالية والبشرية.
المتطلبات الفنية لعمليات التحول الرقمي (الرقمنة)
- توفير البنية التحتية التكنولوجية الملائمة.
- استخدام برامج وأنظمة إدارة الوثائق الرقمية.
التخطيط لمراحل المشروع وتحديد أهدافه
- تحديد المراحل المختلفة لتنفيذ عملية التحول الرقمي.
- وضع أهداف محددة وقابلة للقياس لكل مرحلة.
أنواع وأشكال الوثائق الرقمية
- المستندات النصية والجداول الإلكترونية.
- الصور والرسومات الرقمية.
- ملفات الفيديو والصوت.
وسائط التخزين المستخدمة في عمليات التحول الرقمي
- السحابة السحابية.
- قواعد البيانات الإلكترونية.
- أنظمة إدارة المحتوى.
الإجراءات الفنية اللازمة لنجاح عملية التحول الرقمي
- التدريب على استخدام التكنولوجيا الرقمية.
- إنشاء سياسات وإجراءات لإدارة البيانات والوثائق الرقمية.
خطط إدارة الأزمات لمشروعات التحول الرقمي
- وضع استراتيجيات لمواجهة المشكلات التقنية والأمنية.
- تحديد فرق الطوارئ وتدريبها على التعامل مع الحوادث.
- حالات وورش عملية وتطبيقية
- تقييم وختام البرنامج التدريبي