مقدمة البرنامج التدريبي
في عصر المعرفة والتطورات التكنولوجية المتسارعة، أصبحت مهام السكرتارية التنفيذية أكثر تعقيداً وذات أهمية استراتيجية عالية داخل المؤسسات. حيث لم تعد وظيفة السكرتير مجرد وظيفة إدارية مساندة، بل امتدت لتصبح شريكاً أساسياً في دعم الإدارة العليا وتوجيه العمليات نحو تحقيق أهداف المؤسسة. ويستدعي هذا التوجه الحديث نحو تطوير السكرتارية التنفيذية مهارات متعددة تتجاوز المهام التقليدية لتشمل القدرة على التعامل مع التكنولوجيا الحديثة، وإدارة المعلومات بفعالية، وتقديم الدعم الفعال للإدارة العليا.
يهدف هذا البرنامج التدريبي إلى تزويد المشاركين بالمفاهيم والأساليب الحديثة في السكرتارية التنفيذية، مع التركيز على التجارب العالمية الناجحة (العربية، اليابانية، الأمريكية، الفرنسية، الإنجليزية)، وتنمية مهاراتهم التنظيمية والسلوكية، وتزويدهم بالقدرات اللازمة للتعامل مع التحديات العصرية. من خلال التركيز على المهارات التقنية في استخدام الحاسب الآلي والإنترنت، وأدوات إدارة الوقت وجدولة المواعيد، وإعداد المراسلات، وتنظيم الاجتماعات، سيتمكن المشاركون من تقديم أفضل دعم إداري للمؤسسة.
يشمل البرنامج أيضاً ورش عمل وتطبيقات عملية، مما يساعد المشاركين على تحويل المهارات المكتسبة إلى واقع عملي يعزز من كفاءتهم وإنتاجيتهم في بيئة العمل، مما يسهم بشكل مباشر في تحقيق أهداف المؤسسات الحكومية والخاصة على حدٍ سواء.
أهداف البرنامج التدريبي:
- تهدف إلى تزويد المشاركين بالمفاهيم الحديثة عن السكرتارية التنفيذية .
- تزويد المشاركين بالخبرات و الممارسات العالمية (العربية– اليابانية– الأمريكية- الفرنسية– الإنجليزية) في المجالات المختلفة للسكرتارية الحديثة.
- توعية المشاركين بالمفاهيم المعاصرة للسكرتارية الحديثة في عصر هندسة المعرفة ، والمهارات و القدرات الجديدة الواجب توافرها في السكرتير العصري.
- إكساب المشاركين القدرات والمهارات اللازمة لإتقان واجباتهم الوظيفية المنوطة بهم لدعم و مساندة الإدارة العليا في سبيل تحقيق أهداف المؤسسات العربية (الحكومية و الاستثمارية و الخاصة).
- تنمية مهارات السكرتارية لإدارة أعماله باستخدام الحاسب الآلي .
المحتوى العلمي للبرنامج التدريبي
- مقدمة البرنامج وأهدافه ومكوناته
- طبيعة عمل السكرتارية في عصر هندسة المعرفة.
- مسئوليات السكرتير العالمي (تجارب عالمية و عربية ناجحة)
- إعداد و صياغة المراسلات الرسمية ضمن منظومة الاتصالات الإدارية.
- المهارات السلوكية و التنظيمية للسكرتير (مدير المكتب المتميز)
- تطوير أداء السكرتير العصري (الفعاليات و التحديات )
- حفظ وتوثيق وفهرسة البيانات.
- جدولة المواعيد والمقابلات.
- بناء قواعد البيانات الخاصة بالمدير.
- إعداد وإرسال المكاتبات إلكترونياً بالسرعة الفائقة.
- تجهيز وإعداد العروض المقدمة في الاجتماعات.
- التعامل مع شبكة المعلومات لخدمة المدير.
- المفاهيم العامة للإدارة المكتبية وعلاقتها بالسكرتارية الحديثة.
- مقدمة عن السكرتارية الحديثة وأنواعها وأهميتها .
- السكرتير الفعال وصفاته الشخصية والعلمية والفنية .
- تفجير المهارات الفنية والمهنية للسكرتارية الحديثة :
- مهارة معالجة المكالمات الهاتفية الواردة والصادرة
- مهارة تنظيم المواعيد واستقبال زوار المكتب .
- مهارة تنظيم الاجتماعات واللجان .
- مهارة الاتصالات الكتابية ( المراسلات والتقارير ) .
- مهارة تداول المراسلات الواردة والصادرة .
- مهارة تنظيم أوراق المكتب وفهرسة الملفات لسرعة الاسترجاع
- مهارة وفنون الحديث والإنصات -مهارة التقديم والعرض
- مهارة إدارة الوقت بالنسبة لأعمال السكرتارية .
- إتيكيت التعاملات الشخصية .
- ميكنة المكاتب ( المصغرات الفيلمية – الحاسب الآلي – الأقراص الضوئية )
- شبكة الإنترنت وعلاقتها بأعمال السكرتارية .
- الأرشيف الإلكتروني ( الاستخدامات والتطبيقات ) :
- تجهيز الفهارس والأدلة .
- إدارة الوثائــق .
- سهولة التصفح للوصول للمعلومة
- البحث والاسترجـاع .
- التخزين الاحتياطي.
- تحرير الصور.
- التصدير والنشـــر
- تنظيم وإدارة المواعيد من خلال Outlook.
- الخطوات الضرورية للإبقاء على المهارات المكتسبة من البرنامج.
- إعداد الخطة التنفيذية اللازمة لنقل المهارات المكتسبة إلى واقع التطبيق العملى.
- حالات وورش عملية وتطبيقية
- تقييم وختام البرنامج التدريبي